Организация документов для ИП и ООО

Официальная регистрация собственного бизнеса влечет за собой массу обязанностей по ведению бумажного документооборота. Сегодня я поделюсь своим опытом в организации документов для ИП. Но принципы работы ИП и ООО во многом схожи, поэтому это будет полезно как собственникам новых фирм, так и индивидуальным предпринимателям.

Планируй дела в ежедневнике

Одним из полезных советов я бы назвал — планирование задач. Ежедневник поможет тебе не упустить из виду важное событие или очередной налоговый период. Я сам уже много лет предпочитаю ежедневник архангельского, но это может быть и молескин и noname ежедневник. Дело в том, что у собственника бизнеса есть обязательства сдавать отчеты, общаться с партнерами на встречах, планировать работу, контролировать подчиненных и мониторить конкурентов. Все это подразумевает организацию задач. И чтобы ничего не вылетело из головы — нужен ежедневник.

Сдавай отчетность вовремя

У ИП на упрощение есть обязанность раз в год сдавать отчет в виде налоговой декларации и недавно появилась необходимость подавать отчет в Росстат каждый год. У ИП с сотрудниками или ООО есть необходимость отчитывать за персонал. А это отчеты в ПФР, ФСС, налоговую и так далее. У каждого отчета есть сроки. При первичном найме сотрудников также есть жесткие сроки по постановке на учет во внебюджетных фондах. Желательно не пропускать все эти сроки, чтобы не попасть на штрафы. На каждом сданном отчете желательно получить копию со штампом со стороны внебюджетных фондов или налоговой.

Собирай чеки и первичные документы

Советую не терять документы об оплате налогов и страховых взносов. Все первичные документы желательно собирать в одном месте. И даже после налогового периода выкидывать их не следует. Для сбора таких бумаг идеально подойдет фирменная папка-фолдер.  Такую папку можно заказать с фирменным логотипом как из самых простых и недорогих материалов, так и из кожи. Можно также использовать обычные картонные папки для дел. Но папки-фолдеры удобнее.

Чеки и другие первичные документы вроде договоров могут понадобиться в случае возникновения споров и ошибок с любым из контрагентов. К примеру, у меня случалось такое, что налоги не зачислялись и наличие бумажного чека помогало мне легко оспорить претензию налоговой через госуслуги.

КУДИР, кадровый документооборот

Желательно аккуратно вести всю документацию и не пренебрегать ею. Книга учета доходов и расходов, карточки персонала и договора с сотрудниками. Зарплатные ведомости и так далее. Все это — много бумаг. Но держать все нужно в полном порядке. К примеру, у меня бывало таке, что пришлось обратиться в суд. А в суде мне потребовалось предоставить копию книги доходов и расходов, а также ряд других документов, связанных с нанятым сотрудником.

Советуйся с юристами и бухгалтерами

Прежде чем что-то делать в своем деле, желательно посоветоваться с узкими специалистами. Например, если вы напоролись на штрафы от ФСС, ничего не подписывайте на камеральной проверке без опытного юриста. Но даже если у вас нет подобных проблем, консультация с юристом или бухгалтером может помочь вам сэкономить весьма немалые деньги.